நவீன அலுவலகத்தில் பணிச்சுமை நிர்வகிப்பும் மனிதநேயமும்

ஒரு அலுவலகத்தில் “வேலை அதிகம்” என்பது மட்டுமே முதன்மைப் பிரச்சினையாக இருப்பதில்லை. வேலையைத் திட்டமிடுதல், பொறுப்புகளை ஒப்படைத்தல், கண்காணிப்பு, வழங்கும் சுதந்திரம் மற்றும் பணியாளரின் தனிப்பட்ட வாழ்க்கைக்கான மரியாதை ஆகியவற்றில் தான் பணிச்சுமையின் உண்மையான தன்மை தீர்மானிக்கப்படுகிறது.

நாள் முழுவதும் பரபரப்பாக இயங்குவது மட்டுமே ஒருவரின் செயல்திறனுக்கான அடையாளமாகாது. அதிகமான கூட்டங்கள், இடையறாத அழைப்புகள், மீண்டும் மீண்டும் கேட்கப்படும் தகவல்கள், தெளிவற்ற அறிவுறுத்தல்கள் போன்றவைதான் உண்மையான பணியை விட அதிக நேரத்தை எடுத்துக்கொள்கின்றன. எனவே, “எப்படி அதிக வேலை செய்வது?” என்பதற்குப் பதிலாக “தேவையான வேலையை எவ்வாறு எளிமையாகவும் சிறப்பாகவும் செய்வது?” என்பதே நவீன அலுவலகத்தின் கேள்வியாக இருக்க வேண்டும். பணிச்சுமையைக் குறைக்க அதன் மூல காரணத்தைக் கண்டறிய வேண்டும்; பணி உண்மையில் அதிகமா, தவறாக ஒழுங்குபடுத்தப்பட்டுள்ளதா, ஒரே வேலையை பலர் செய்கிறார்களா அல்லது தேவையற்ற வேலைகள் தொடர்கின்றனவா என்பதை ஆய்வு செய்து, மாதம் ஒருமுறை தேவையற்ற பணிகளைக் கண்டறிவது அவசியமாகும். நிர்வாக அணுகுமுறை மாற்றங்களும் வளங்களும் அலுவலகங்களில் புதிய பொறுப்புகளைத் தொடர்ந்து சேர்க்கும்; அதேவேளையில், பழைய பணிகளை நிறுத்துவது பற்றி பரிசீலிக்கப்படுவதில்லை. இதனால் “ஒரு புதிய பணியைச் சேர்க்கும் முன், பழைய தேவையற்ற பணி ஒன்றை நீக்குதல்” என்ற எளிய கொள்கையைப் பின்பற்றுவது பணிச்சுமையைக் கணிசமாகக் குறைக்கும்.

அதேபோல், 1979ஆம் ஆண்டில் ராபர்ட் காராசெக் சுட்டிக்காட்டியது போல, அதிக வேலைக் கோரிக்கைகளுடன் குறைந்த முடிவெடுக்கும் சுதந்திரம் சேரும்போது மன அழுத்தம் அதிகரிக்கிறது. எனவே, பொறுப்பு கொடுக்கும் போது அதற்கேற்ற முடிவெடுக்கும் அதிகாரமும் வழங்கப்பட வேண்டும். மேலும், ஆர்னால்ட் பாக்கர் மற்றும் எவாஞ்செலியா டெமரூட்டி ஆகியோரின் அணுகுமுறைப்படி, பணிச்சுமையை மட்டும் பார்க்காமல் அதைச் செய்வதற்குத் தேவையான ஆதரவு, வளங்கள் தகவல் மற்றும் பயிற்சிகள் பணியாளரிடம் உள்ளதா என்பதையும் திணைக்களத் தலைவர் உறுதி செய்ய வேண்டும். பணிப் பகிர்வும் நேர முகாமைத்துவமும் திறமையாக காணப்படும் ஒரே நபரிடம் தொடர்ச்சியாக அதிக பணிகளைக் குவிப்பது அவருடைய செயல்திறனையே பாதிக்கும். எனவே திறன், தற்போதைய பணிச்சுமை, காலக்கெடு மற்றும் முக்கியத்துவம் ஆகியவற்றை அடிப்படையாகக் கொண்டு வேலையைப் பகிர வேண்டும். தகவல்களைப் பகிர்வதற்காக மட்டும் கூட்டங்களைக் கூட்டுவதைத் தவிர்த்து, எழுத்துபூர்வ தொடர்பைப் பயன்படுத்தலாம்.

கூட்டங்கள் நடத்தப்பட்டால் அவை முடிவுகளை மையமாகக் கொண்டதாக இருக்க வேண்டும். அலுவலக நேரத்தில் தேவையற்ற இடையூறுகள் இன்றி முக்கியமான வேலைகளில் மட்டும் கவனம் செலுத்த தினமும் குறிப்பிட்ட “கவனத்துடன் வேலை செய்யும் நேரம்” ஒதுக்கப்பட வேண்டும். பணியாளர் நலனும் நீண்டகால செயல்திறனும் தொடர்பான கிறிஸ்டினா மாஸ்லாக் மற்றும் மைக்கேல் லீட்டர் ஆகியோரின் ஆய்வுகளின்படி, பணிச்சுமை மட்டுமின்றி கட்டுப்பாடு, அங்கீகாரம், நியாயமான பணிப் பகிர்வு ஆகியவை பணியிட நலனுடன் தொடர்புடையவை. அதனால் மன அழுத்தத்தை பணியாளரின் தனிப்பட்ட பிரச்சினையாகப் பார்க்காமல் நிறுவனமும் தன்னை சுயபரிசோதனை செய்ய வேண்டும். மற்றும் அமைப்புகளின் கூட்டு ஆய்வின்படி, வாரத்துக்கு 55 மணி நேரம் அல்லது அதற்கு மேல் உழைப்பது இதய நோய் மற்றும் பக்கவாத அபாயத்தை அதிகரிக்கிறது என்பது சலுகை அல்ல. அது நீண்டகால செயல்திறனைப் பாதுகாக்கும் நிர்வாக அணுகுமுறை. அலுவலகத்தில் அதிக நேரம் இருப்பவர் சிறந்த பணியாளர் அல்ல மாறாக, கிடைத்த நேரத்தில் பயனுள்ள பணியை முடித்துவிட்டு அடுத்த நாள் புத்துணர்ச்சியுடன் வருபவரே சிறந்த பணியாளர் ஆவார்.

நவீன முகாமையாளர் என்பவர் ஒவ்வொன்றையும் கட்டுப்படுத்துபவராக இல்லாமல், தெளிவுபடுத்துபவராகவும், தடைகளை அகற்றுபவராகவும், ஊக்குவிப்பவராகவும் இருக்க வேண்டும்.

பணிச்சுமையைக் குறைக்க 10 உடனடி நடவடிக்கைகளாக: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. முக்கிய பணிகளைத் தெளிவுபடுத்துதல். பணிகளை அவசரம் மற்றும் முக்கியத்துவத்தின் அடிப்படையில் வகைப்படுத்துதல், புதிய பணி வரும்போது பழைய தேவையற்ற பணியை நீக்குதல். ஒரே தகவலை பலமுறை கேட்பதைத் தவிர்த்தல். தேவையான அதிகாரம் மற்றும் வளங்களை வழங்குதல். ஒரே நபரிடம் பணிகளைக் குவிக்காமல் இருப்பது. கூட்டங்களின் எண்ணிக்கையைக் குறைத்து முடிவுகளை மையப்படுத்துதல். தினசரி கவனமுடன் பணியாற்றும் நேரத்தை உருவாக்குதல், அலுவலக நேரத்திற்கு வெளியிலான அவசரமற்ற தொடர்புகளைக் கட்டுப்படுத்துதல். மாதந்தோறும் நிறுத்த வேண்டிய வேலைகளை மதிப்பாய்வு செய்தல் ஆகியவற்றை நடைமுறைப்படுத்தலாம்.

பணிச்சுமையைக் குறைப்பது என்பது வேலையைத் தவிர்ப்பது அல்ல மாறாக தேவையற்றதை நீக்கி, தேவையானதை எளிமைப்படுத்தி, சரியான நபரிடம் சரியான அதிகாரத்தோடு ஒப்படைப்பதாகும். பயமுறுத்தி வேலை வாங்குவது குறுகிய காலத்திற்குப் பலன் தருவது போல் தோன்றினாலும், நீண்டகாலத்தில் அது சோர்வையும் செயல்திறன் குறைவையும் ஏற்படுத்தும். “எவ்வளவு வேலை செய்ய வைத்தோம்?” என்பதை விட “எவ்வளவு தேவையற்ற வேலையை அகற்றி, தேவையான வேலையைச் சிறப்பாகச் செய்ய வைத்தோம்?” என்பதே நவீன நிர்வாகத்தின் கேள்வியாக இருக்க வேண்டும். பணியாளரின் நேரத்தையும் திறனையும் மதிப்பது நிறுவனத்தின் எதிர்காலத்தைப் பாதுகாப்பதாகும்.